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Crear una cuenta contable

1. Ir a contabilidad // Configuración // Plan contable.

Nota: La opción de ajustes solo está disponible para usuario contable.

2. Dar clic en crear.

3. Se desplegará el siguiente formulario.

• Código y nombre: Código y nombre de la cuenta que también indican su propósito.
  

• Tipo: Configurar correctamente el tipo de cuenta es fundamental, ya que sirve para múltiples propósitos:

  • Información sobre el propósito y el comportamiento de la cuenta.

  • Generar informes legales y financieros específicos.

  • Establecer las reglas para cerrar un año fiscal.

  • Generar entradas de apertura.

  Para configurar un tipo de cuenta, al lado de la cuenta se puede ver un cuadro donde muestra como el tipo afecta los informes y su comportamiento en el sistema.
  

• Impuestos por defecto: Seleccione un impuesto predeterminado que se aplicará cuando se elija esta cuenta para la venta o compra de un producto.  No se recomienda usar esta opción si se manejan posiciones fiscales o el impuesto se aplicaría dos veces.
  

• Etiquetas:  Algunos informes contables requieren que se establezcan etiquetas en las cuentas relevantes. De manera predeterminada, puede elegir entre las 3 etiquetas disponibles.

• Grupo: Los grupos de cuentas son útiles para enumerar varias cuentas como subcuentas de una cuenta más grande y así consolidar informes como el Balance de sumas y saldos.

  Para crear un nuevo Grupo de cuentas, abra la cuenta que desea configurar como subcuenta, haga clic en el selector desplegable Grupo, seleccione Crear y editar ..., complete el formulario y guárdelo. A continuación, configure todas las subcuentas con el Grupo de cuentas correcto.

• Permitir conciliación: Algunas cuentas, como las cuentas realizadas para registrar las transacciones de un método de pago, se pueden utilizar para la conciliación de asientos de diario.

  Por ejemplo, una factura pagada con una tarjeta de crédito puede marcarse como pagada si se concilia con el pago. Por lo tanto, la cuenta utilizada para registrar los pagos con tarjeta de crédito debe configurarse para permitir la conciliación.

  Para hacerlo, marque la casilla Permitir conciliación y guarde.

  Las cuentas de tipo a pagar y cobrar, por defecto, están marcadas como conciliables.

   

  Importante:

   

  -Las cuentas que active como Permitir conciliación, aparecerán en la opción de conciliación manual, y si corresponde en la conciliación bancaria y efectivo.

  -No podrá marcar una cuenta como Permitir conciliación si esta tuvo algún movimiento. Debe dejar la cuenta en blanco para poder marcar la opción.

  -En el tercero no podrá elegir una cuenta que no tenga marcada la opción Permitir conciliación.

  -El sistema le dejara seguir conciliando así no tenga marcada esta casilla sin ayuda del asistente.

• Descatalogado: No es posible eliminar una cuenta una vez que se ha registrado una transacción en ella. Puede hacerlos inutilizables mediante el uso de la función descatalogado.

  Para hacerlo, marque la casilla descatalogado y guarde.

• Tipo de flujo de efectivo:  Algunos movimientos de cuentas deben aparecer en el informe de flujo de efectivo, si corresponde se selecciona el tipo de movimiento, así se vera reflejado en el informe.
  

• Compacte entradas reconciliadas: Si se marca, no se mostrará el detalle del movimiento de la cuenta en el informe, solo importes compactados por periodo.
  

• Tercero: Defina si esta cuenta se usa en proveedores o clientes o ninguno, esto impactará uno de los informes de saldos vencidos y libro mayor de empresa.
  

• Centralizado: Opción obsoleta.

Editar una cuenta contable

1. El sistema nos mostrará el listado de cuentas previamente creadas, podemos usa los filtros en la esquina para buscar según el criterio que necesitemos. Una vez ubicada la cuenta.

2. Dar doble clic sobre la cuenta, nos abrirá el formulario y veremos en la esquina un botón que dice editar, dar clic sobre el botón, para que permita hacer los ajustes pertinentes.

3. Para que los cambios se guarden, dar clic en el botón guardar.

Funciones adicionales en una cuenta contable

1. Descargar informes:  En la esquina superior, ver una opción llamada imprimir, al dar clic se le desplegarán tres opciones de informes, para la cuenta elegida.

2. Acciones: Esta opción le permite eliminar cuentas (Solo si estas no tienen movimiento). Duplicar. Ver los apuntes y asientos contables relacionados.

Nota: Estas opciones solo le aparecen, cuando la cuenta no esté en modo edición.