Paso 1 - Compañía

Debemos verificar que todos los datos de nuestra compañía estén completos y listos para facturar electrónicamente.

Paso 2 - Secuencias

Las secuencias refieren a los datos de la resolución de facturación y otros prefijos que usaremos en la operación.

Paso 3 - Impuestos

Validaciones previas: Son los datos mínimos que debe tener el impuesto/retención para ser validados ante la DIAN.

1. Marcar si es retención o IVA: 

1. Si el impuesto es una retención se debe marcar:

1. Es “Retención de fuente”, “Retención de IVA” o “Retención de ICA”.

2. En caso de auto renta al marcar “No afecta el balance”, el sistema no envía este dato ante la DIAN, y continuara realizando su función de manera normal.

2. Para el caso del IVA, se verá una pestaña en el impuesto que dice “Tipo de impuesto”, se debe marcar como IVA. De no ser marcado, al momento de generar la factura, el sistema no detectará el IVA, correspondiente y no nos permitirá continuar.

Calculo del %: La DIAN no permite enviar impuestos donde su cálculo es mayor a 3 decimales, ejemplo: 0,96600%, el redondeara automáticamente, y nos arrojara un error, donde la base y el impuesto no coincide, por esta razón, debe configurarse el impuesto con dos decimales ejemplo: 0,97000%

Paso 4 - Activación

Configurados los puntos anteriores, podemos decirle al sistema que estamos listos para facturar.

Paso 5 - Terceros

Validaciones previas: Son los datos que debe tener el tercero configurado antes de realzarle la factura.

1. Posición Fiscal: Juego de impuestos aplicado al tercero, según su ubicación y tipo de empresa.

2. CIIU.

3. Tipo de documento.

4. Numero de documento: 

1. Solo números no colocar letras.

2. El digito de verificación se debe poner en la casilla destinado para esto.

3. La DIAN valida que el NIT exista al igual que la concordancia de su Digito de verificación.

5. Dirección: Como aparece en el RUT del tercero. Recuerde que este dato también es usado en medios.

6. Departamento: 

1. El sistema tiene ya cargada la División Política Colombiana, solo es necesario elegirla.

2. En caso de ser un cliente del extranjero debe crear la región de su cliente ejemplo si es un cliente de México y este está ubicado en Coahuila, debe crearse el departamento, es un dato obligatorio, pedido por la DIAN sin importar que el cliente sea extranjero.

7. País.

8. C.P: (Código postal): Código Postal del tercero, de no conocerlo, esta página será de ayuda, para identificarlo: http://visor.codigopostal.gov.co/472/visor/

9. Móvil

10. Tipo de pago

11. Método de pago

12. Tipo de factura: Dejar la “10-Estandar” si es un cliente del extranjero elegir la “4-Extranjero”.

13. Correo facturación electrónica: Correo donde el cliente recibirá las facturas electrónicas.

14. Tipo de contribuyente.

15. Tipo de régimen: Actualmente la Dian nos da 2 opciones de tipo de contribuyente simplificado y común, que básicamente nos dice cual es responsable de IVA y cual no.